Éphémère

Compte rendu de réunion préparatoire à H2J 16 du 7 octobre 2022

Le 7 octobre 2022
Présents : Elisa, Victor, Arthur, Paul, Mireille, Romain, Jacques

Prochaine réunion fixée le mercredi 9 novembre à 19h.

Note : Cette réunion s’appuie en grande partie sur le document récapitulatif fourni par Élisa, reprenant un court bilan de la précédente édition et mettant en forme des tableaux désignant les principaux pôles, leurs responsables et les éventuels autres bénévoles qui y participent.

Rappel du résultat financier de l’édition précédente par Elisa :

Bilan déficitaire (causes Covid, communication, pass-vaccinal etc)
Le tiers des recettes (504€ / 1,752,80€) provient de la tombola, son importance est rappelée. L’affichage général peut en partie être réutiliser, voir pour trouver un système totalement réutilisable.
L’association a achetée quelques lots pour compléter ceux envoyés par les éditions.
Beaucoup d’invités et (seulement) 200€ de budget SNCF pour faire venir les auteurs. Sachant que Johan Scipion à coûté environ 129€.
Il reste des bracelets utilisables, idem pour les nouveaux gobelets.
1010 € en alimentation dont 600 € de bentos.

Création d’affiche, idée de Clément de tourner sur les anciens design, ou bien le faire faire bénévolement, en annonçant directement ne pas vouloir la payer (ce qui pose un problème éthique certain).

Proposition de conserver le même budget pour l’événement, soit 2.100 euros. Sachant que les prix risquent fort d’augmenter (l’alimentation et l’imprimerie notamment).

→ Les présents sont d’accord pour considérer ce budget plancher

Définir le budget nécessaire pour chaque pôles à l’avance est nécessaire, afin de sélectionner les auteurs par exemple.

Tâches à accomplir :

• Pôle Auteurs de livres et dessinateurs
  Responsable : Élisa
  Bénévole(s) :
  Budget : 210€
  Deadline :

• Pôle Communication
  Responsable : Elisa
  Bénévole(s) : Victor
  Budget :
  Deadline : Affiche → Noël ; Impression (100 affiches, 500 flyers) → juste après ; FB →70€ évent tout de suite, support pub quelques semaines avant H2J ; partenaires (sites, presse, boutiques...)

• Pôle SIGNE
  Responsable : Clément
  Bénévole(s) :
  Budget : 50 €
  Deadline : Prêt un peu avant
  Note : Vérifier si Clément n’entend pas séparer la soirée enquête d’H2J, des parties JDR et plateau longues peuvent être proposées

• Pôle Autres
  Responsable :
  Bénévole(s) :
  Budget : 60€
  Deadline :

• Pôle Alimentation
  Responsable :
  Bénévole(s) :
  Budget : 1.200€ /1.500€(si seulement 50 % de hausse) ; Bentos coûtaient 5€ vendus 7-8€ ;
  Deadline :
  Note : Les étudiantes BTS COM vont devoir essayer de nous dégoter un partenariat sur l’alimentation, bien qu’on préférerais qu’elles travaille sur WOTC/LUX/D&D.

• Pôle Plateau
  Responsable : Jacques
  Bénévole(s) :
  Budget :
  Deadline :

• Pôle Cartes (Magic)
  Responsable : Paul
  Bénévole(s) : Julien, Jacques
  Budget :
  Note : Proposer initiation samedi, draft dimanche, projet de CDC de faire un draft format CUBE communes (+gratuit).
  

• Pôle Figurine
  Responsable : Arthur
  Bénévole(s) : Korenn
  Budget :
  Note :

• Pôle JDR Associatif
  Responsable : Victor
  Bénévole(s) : Mireille
  Budget :
  Note : Association Antre du Dragon / Mercenaires du jeu de Bayeux

• Pôle Jeux-vidéo
  Responsable : Elisa
  Bénévole(s) :
  Budget :
  Note : Gamepad contacté aisément, demander le nombre de tables et chaises nécessaires.
  

• Pôle Escape Game
  Responsable :
  Bénévole(s) :
  Budget :
  Note : Avec Brain (ancien membre), Runquest, Escape Yourself ; on défraie leurs repas uniquement.

• Pôle -7 ans enfants et petits joueurs
  Responsable : Elisa
  Bénévole(s) :
  Budget :
  Note : Voir avec « Ludothèque Jeux M’Amuse », est-ce garderie ou non ?

• Pôle Auteurs JDR
  Responsable : Clément
  Bénévole(s) : Victor
  Budget : 200€
  Note :
  Deadline : Dés que possible, contacter au plus vite.

• Espace VENTE
  Responsable :
  Bénévole(s) :
  Budget :
  Note : On verra suivant les personnes dispos.

• Espace Buvette
  Responsable : Manuel
  Bénévole(s) : Elisa
  Budget :
  Note :

• Pôle Espace Accueil
  Responsable : Romain
  Bénévole(s) : Mireille
  Budget :
  Note : Réclamer les pitch de JdR auprès des bénévoles

• Conférence
  Responsable : Clément ou d’autres ?
  Bénévole(s) :
  Budget :
  Deadline : Préparer
  Note : Pour le samedi matin, sujet à trouver

• Tombola
  Responsable : Victor
  Bénévole(s) : Jacques, Julien (pour le tirage)
  Budget :
  Note : Contacter tous les sponsors possibles du l’univers pour chopper des lots.
  Deadline : Un peu avant l’événement, sûrement plus de choses disponibles après noël. Leur proposer d’être sponsors tôt (pour mettre le logo sur l’affiche), puis voir ce qu’ils pourront mettre comme lots.

• Tournois
  Responsable :
  Bénévole(s) :
  Budget :
  Note : Rien pour le moment
  Deadline :

Remarques diverses :
• A propos des tables et chaises, Victor contact le centre des congrès pour savoir si ils peuvent nous prêter des tables et chaises.



Fin du compte rendu

Prochaine réunion fixée le mercredi 9 novembre à 19h.

Pour mémoire, côté plateau.

Le CLACOS prêt à revenir (et occuper qq tables), et tenir une table ronde (formule discussion sur un thème plutôt que conférence + question)

Je vais essayer de donner un coup de main sur la communication en demandant à la radio Zonesdondes et à Fr3 Normandie de venir faire un reportage
Sinon je peux aussi être bénévole à la buvette ou à l'accueil