Voici le CR de la dernière réunion, écrit par Arthur. Prochaine réunion le 13/03 à 19h
Introduction
Nous remercions tous les participants à leur réunion pour leur temps et le travail accompli. La date du festival approche et il ne nous reste plus qu’une seule réunion avant celui-ci.
Points par pôles
Jeux de Rôles
A propos des auteurs
Vincent Lelavechef ne peut pas venir, nous espérons le retrouver à la prochaine édition. Antre-Mondes sont réactifs et viennent avec des lots pour la tombola.
Frédric Toutain vient, mais sans mener de parties.
John Grumph vient et mènera des parties tout du long du festival et animera une discussion autour du jeu de rôle.
Tables de Jeux de Rôle
Nous recherchons des alternatives à l’absence de l’antre du dragon. Nicolas se propose d’animer cela avec plusieurs de ses jeux.
Nous avons la possibilité de mobiliser des MJ de notre association, soit par roulement soit avec des bénévoles dédiés tels que Jonathan (le Joe). La limite étant que nous devons connaître les MJ qui animeraient même s’il ne sont pas ou plus de l’association.
Mathieu propose de rajouter un ou deux bénévoles.
Théo avance la stratégie d’ouvrir les créneaux de MJ tardivement ou, comme le propose Mathieu et Arthur de suspendre ces créneau à d’autres tâches pour nos bénévoles.
A cela s’ajoute les tables ouvertes (animé notamment par Clément)
Et la possibilité de mettre en route plusieurs tables de jeux sans meneurs avec un seul animateur.
→Nicolas peut proposer « Fiasco », « Comment construire un donjon », « Sword without master »,
« A quiet year », « Cozy Town », « For the Queen », « The last men on earth », « Patelins et Destins », « Ellipse », « Cap ! ».
Cette disposition est adoptée.
Clément propose de faire trois parties de 2h qui soient liées entre elles à côté de l’animation des tables ouverte.
L’on valide cette animation de Clément.
Mathieu demande d’utiliser une partie du Budget pour payer l’hôtel de John Grumph.
C’est accordé.
Le café, conférence, master class ; du Grumph aura une communication hors affiche le jour du festival.
Jeu de plateau et Cartes
Tournoi Skullking, Élisa nous informe que les boîtes de jeu ont été expédiées par l’éditeur. Mathieu arbitrera ce tournoi, si personne d’autre ne se propose.
Caen-joues-tu : Animeront le dimanche avec trois bénévoles, Joris représentera une petite maison d’édition (« Toutes voiles dehors ») le dimanche.
Nous avons également Jouons-Ensemble et le CLACOS.
L’espace dédié aux jeux de cartes sera animé par le Club Magic Normand (CMN) et TCG Caen, respectivement sur Magic The Gathering et sur d’autres jeux de niche notamment Vanguard.
Thomas propose de prendre contact auprès d’une autre association Caennaise : Château de Cartes (CDC).
Élisa expose rapidement que nous avons souhaiter ne plus collaborer avec eux en raison de profondes divergences de point de vue sur la vie et le fonctionnement associatif. Et qu’au surcroît plusieurs de nos membres ont eu a pâtir de leur passage au sein de cette association. Cette décision leur a été notifiée l’an dernier et est demeurée sans réponse de leur part.
Jeu de figurines et peinture
L’espace figurine sera en salle Pâquerettes, Grégory Vimard sera installé sur un pan de mur au fond de la salle, la grande table de peinture de huit à dix places sera près de l’entrée.
Nous proposerons au moins deux tables de jeu permettant d’animer des initiations aux jeux, nous pouvons compter cette année sur des jeux et univers hors de ceux de Games Workshop (Warhammer 40k et AOS) avec Battletech animé par Martin et Halo Flashpoint animé par Nicolas. Chacune de ces tables pourront être divisées en deux pour optimiser l’espace.
La plupart des bénévoles présents seront capables d’initier aux jeux Warhammer, ce ne sera pas forcément le cas pour les autres jeux, mais une initiation restera accessible à tous visiteurs.
Arthur recommande au minimum 2 animateurices en peinture et initiation sur la durée du festival avec un renfort sur le rush (de 13h à 17h) qui peut monter jusqu’à 4 ou 5 animateurices.
Attention point bénévoles, de la même manière que pour les parties de JDR nous pourrions être amenés à mettre en place l’obligation pour les bénévoles de prendre au moins un autre créneau de bénévolat sur le festival ; si nous remarquons là aussi que nous manquons de personnes pour assurer les autres postes généraux.
Arthur assurera les achats de matériel nécessaires pour l’espace peinture peu avant le festival.
Artistes invités
Guillaume L’Art
Puisque que Vincent Lelavechef ne peut venir, Elisa a validé la venue de Guillaume L’Art en tant qu’illustrateur.
Jeux vidéo
Réponse de Sommergeek, ils seront des nôtres et nous renvoient leur programmation d’animation (sûrement dont tournoi Tekken et simulateur).
Flora Chaillon (Azakely)
Présentera de nouveau Azakely sont application d’aide à l’écriture de scénarios de JDR (sans IA). Elle proposera des ateliers d’écriture. Elle aura besoin d’une salle, deux sessions le samedi matin et une le dimanche matin. Le pitch complet nous est parvenu.
Ludothèque Jeux M’Amuse
Vincent apportera un parcours de motricité pour les petits.
→ Lui préciser d’apporter des tapis pour protéger le parquet de l’espace.
Lockequest
Souhaitent être vu, leur escape box (gratuite) a besoin d’une prise.
Jeu de piste
Clément s’en charge, il doit attirer les visiteurs dans cinq lieux.
Par rapport au nombre de tracts imprimés Mathieu estime qu’il en faut environ 400.
Animation du soir
Murder Party
Thomas et Gabriel referont jouer « Bons Baisers de Judas » , sur le thème d’une querelle de succession au sein d’un clan de la mafia Sicilienne aux États Unis en l’an 2000, pour une dizaine de personnes. Leur Murder est bien rodée pour avoir été présentée plusieurs fois à Ephémère.
Parties longues de plateau
Jeux à identité cachée (type loup garou) peuvent s’y mettre en place avec beaucoup de personnes.
Tombola
La liste de contact des sponsors a été complétée, bravo à nos bénévoles. Nous avons entre 35 et 40 lots, en plus des lots des invités et des boutiques. Brain, AtomGame, Case Départ, le Sparke, Caen Jeux Chante ; ont donné des bons également. Cela fonctionne bien via instagram. Les boutiques du Café céramique et Eldar ont été contactée également.
Précisons est faite que les logos pour l’affiche doivent être déposés en fin février au plus tard. La demande d’autorisation de Tombola a été soumise à la Mairie, Arthur suit le dossier.
Cafétéria et restauration
Morgane nous a transmise ses remarques et avancements par message :
Elle teste des recettes pour le TWERKE ce weekend pour tester la faisabilité des gâteaux et pâtisseries (véganes tant qu’elle le peut). Nous testons aussi la préparation du salé (chili notamment).
[ÉDIT : Recette approuvée, les quantité indiquées peuvent nourrir plus d’une soixantaine de personnes. Moyennant une préparation plus en amont et la disponibilité de marmites ou cuiseurs à riz pour assurer la cuisson le Chili Végétarien pourra être proposé à H2J à un prix d’environ 5€ la part]
Nous pourrons utiliser la cuisine dans les jours qui précéderont le festival (jeudi et vendredi sûrs). Les ustensiles ne sont pas encore tous achetés par le Prairie, nous devrons prévoir ce qui nous manque comme outils.
Communication
Liste de mails/post
Nous avons publié une liste de contacts a contacter et étoffer.
La liste établie par Nathan doit être parcourue dans les bons délais (dépendamment du média).
Personnes qui s’y collent :
Arthur
Christopher
Élisa
Mathieu
Thomas (Croco)
Affiches
La distribution des affiches et flyers sera a organiser trois à quatre semaines avant, auprès des établissements scolaires et universitaires, boutiques…
Clément a un tableur bénévole alternatif qui fonctionne bien y compris sur téléphone qu’il faut héberger.
[ÉDIT : Fait, tableau prêt à être publié aux bénévoles]
Tableau des tâches à suivre
Élisa rappelle son existence, il est triste et souhaite être complété et visité.
Prochaine rencontre
La prochaine réunion se tiendra le vendredi 13 mars 2026. Fin de réunion
Elisa, ex-présidente, consultante du CA.
