Le 10 février 2023
Organisations représentées : Bureau d’EPHEMERE, CLACOS, CAEN-JOUE-TU ?; CHÂTEAU DE CARTES ; CLACOS ; BRAIN ; BREAD AND BUTTER ;
- Introduction :
Nous faisons une rapide présentation des organisations présentes avant d’aborder les détails avec ces dernières afin de les libérer au plus vite.
- Jeux de plateau
Les membres du CLACOS viennent avec six auteurs au total sur 4 tables. Présents samedi et dimanche, ils animeront également la table ronde (discussion auteurs/public).
→ Nicolas Marie nous transmet les noms et pitch des jeux proposés.
« Caen-Joue-Tu ? » vient avec 3-4 personnes, besoin d’un maximum de tables dans la grande salle.
Le Pion Magique fera jouer le dimanche (sans vendre sur H2J).
Vialudis sera au marche dimanche matin, présente sinon à H2J.
Clément propose d’être bien clair avec les visiteurs sur les durées réelles des parties. Il rappelle également la possibilité de faire de longues parties samedi soir.
Élisa les invite à lister les « gros » jeux qui seront présentés pour la soirée. Savoir s’il est besoin de réserver (sous 1€ symbolique) afin de nous donner une visibilité d’organisation des salles au soir.
Sur demande de Christopher il est précisé que les parties de cartes Magic peuvent également s’étendre à la soirée.
→ Réservation à mettre en place pour les parties de plateau du samedi également.
- Tournoi Splendor
Pas davantage d’explications sur le déroulement du tournoi en tant que tel.
Nous avons suffisamment de jeux et lots envoyés par l’éditeur (Space cowboy), les jeux prêtés par l’éditeur seront juste à renvoyer après l’événement. Brain sponsorise la réexpédition des jeux.
- Jeux vidéo
Bread and Butter proposera du jeu de combat ainsi que quelques jeux familiaux, installés en Chaplin. Ils apportent tout le matériel nécessaire, nous n’avons qu’a leur fournir la salle.
Annoncer à l’accueil : « Jeux vidéo en accès libre, venez à plusieurs. » Petite présentation de l’activité à venir.
- Magic the Gathering
Même salle que les jeux de plateau (Coubertin), trois tables mises à disposition soit une pour chaque association et une troisième.
CDC et CMN prévoient de l’Initiation ainsi que du jeu aux formats Commander (mode de jeu limité avec un héro) et Jumpstart (decks thématiques).
Le CMN prévoit le dimanche un tournoi Legacy pour une trentaine de personnes. Ils s’occupent de l’inscription et des autres détails de ce tournoi.
- Figurines
Concernant le matériel Arthur présenté ses besoins (Packs de pinceaux, un lot de peintures Vallejo et deux bombes de peinture) pour un coût total estimé d’environ 80,00€. Pour les figurines à peindre les animateurs fournirons de vieux modèles.
Brain se propose de sponsoriser les frais d’équipement pour la peinture, demandant les factures à fins de récupération de la TVA.
→ Arthur se charge d’effectuer les achats avec factures.
- Invités
Tous seront la les deux jours. Soit trois personnes à loger
Julien Pouard (auteur de Tours de garde, Mauvais rêves) sera présent. Trajet en train à défrayer et devra être logé chez un de nos membres.
Romaric Briand (auteur deVade Mecum) sera présent. Il cherche un animateur pouvant faire jouer son jeu de carte « Le Val » dans une salle à part. Viendra en train et sera à défrayer et loger.
Vincent Lelavechef (auteur de 7ém Mer) fera jouer Iron Kingdoms le samedi soir et Brancalonia le dimanche après-midi.
Thomas Munier (auteur de Millevaux) proposera un atelier de création de scénario et participera à la table ronde. Il viendra en voiture ou covoiturage et sera donc à défrayer. Il accepte d’être logé chez un particulier. Fera jouer un scénario d’Inflorenza samedi soir et dimanche après-midi, Victor détient son pitch.
Frédéric Toutain (auteur d’Immortalis) ne sera présent que le dimanche pour présenter « Immortalis » de 14h à 16h.
Nicolas Henri (auteur de Wulin, Naheulbeuk) sera présent de samedi matin au dimanche 18h, arrive en train et sera à défrayer et loger.
→ Clément et Victor nous envoient leurs pitchs sous peu.
Concernant les autrices et illustratrices seront présentes Floriane Soulas (défrayement du trajet en train par sa maison d’édition en discussion) Célia et Cyrielle Foucher.
- Escape Game
Brain nous propose une (peut être deux) Escape box sur 45 minutes de jeu avec le même temps de préparation. Donc un départ toutes les 1h30. Ils nous disent si besoin d’une ou deux salles, Clément évoque la possibilité de les placer dans une salle en haut de la prairie.
Question réservation ces dernières se font sur leur propre site, ils se préoccupent des règlements eux-mêmes.
→ Les pitchs des box seront envoyés prochainement.
- Espace -7 ans
Elisa a réservé 5 jeux en bois pour enfants (coût de 44,00€) sur le week end.
Vincent (salarié de la « Ludothèque Jeux M’Amuse ») peut faire une animation le Samedi 10h-18h qui sera gratuite (il leur reste du budget pour les animations extérieures).
Cet espace sera installé dans la salle Cervantes.
- Tables Ronde et Conférences
La table ronde sera animée par les auteurs du CLACOS et Thomas Munier, ce sera une discussion ouverte entre des auteurs et le public.
- Affiche et communication
Raté sur les affiches d’H2J, il manque le dragon. A régler d’urgence sous peu.
Les flyers sont bons pour diffusion.
→ Elisa propose de differ sur le marché.
Les 70€ de publicité facebook ont été dépenser, cela fonctionne, Élisa constate une augmentation de l’activité sur Facebook.
→ Les entrées de la liste de communication doivent être contactées.
→ Prévenir les autres associations ludiques de la région et les convier à nous rendre visite.
La CLAC doit être invité via Facebook. Sont au contacter Jeu Kiff, Les Subvertis. Sur My Ludo se trouve un calendrier/agenda des assos et événements.
- Alimentation
Il faudra quelqu’un de disponible le vendredi pour faire les courses, un buffet varié (autre que gras et charcuterie) sera proposé samedi soir. Des gâteaux ainsi que d’autres plats et salades seront demandés aux membres en quantité.
→ Élisa se propose de faire ces achats à Métro (empruntant la carte d’Olivier), sauf si d’autres personnes sont disponibles. A voir selon organisation la semaine qui précède.
- Sponsors
La liste des sponsors semble devenir définitive. Rien de nouveau en particulier.
→ Les codes des lots virtuels seront à renvoyer sur les adresses mails des gagnants par Jacques.
Brain prend en charge les fournitures de peinture et le renvoie des jeux Splendor, remboursement sur facture.
- Espace de vente
Il faudra bien séparer les recettes de Floriane Soulas de celles des autres auteurs et exposants, ne tombant pas dans la même caisse.
- Accueil
Leur but sera d’orienter les visiteurs sur le festival, gérer la vente des tickets de tombola et leur inscription dans le logiciel.
Élisa propose de continuer d’utiliser les bracelets. Mais sans le contrôle des pass sanitaires du Covid-19 l’intérêt et juste de pouvoir compter les visiteurs et ne pas leur redonner d’informations superflues. Elle émet l’idée de les utiliser tout de même au moins le samedi, étant donner l’état de notre stock.
Un jeu de piste et fléchage a été réalisé par Clément (qui le sort de son chapeau). Des affiches A3 seront mises dans les salles ouvertes, un petit prospectus sera distribué. Un ticket de tombola sera offert aux bons répondants.
→ Imprimer 500 exemplaires du prospectus.
- Triple table (JDR)
Fin du compte rendu
