Le 7 octobre 2022
Présents : Elisa, Victor, Arthur, Paul, Mireille, Romain, Jacques
Prochaine réunion fixée le mercredi 9 novembre à 19h.
Note : Cette réunion s’appuie en grande partie sur le document récapitulatif fourni par Élisa, reprenant un court bilan de la précédente édition et mettant en forme des tableaux désignant les principaux pôles, leurs responsables et les éventuels autres bénévoles qui y participent.
Rappel du résultat financier de l’édition précédente par Elisa :
Bilan déficitaire (causes Covid, communication, pass-vaccinal etc)
Le tiers des recettes (504€ / 1,752,80€) provient de la tombola, son importance est rappelée. L’affichage général peut en partie être réutiliser, voir pour trouver un système totalement réutilisable.
L’association a achetée quelques lots pour compléter ceux envoyés par les éditions.
Beaucoup d’invités et (seulement) 200€ de budget SNCF pour faire venir les auteurs. Sachant que Johan Scipion à coûté environ 129€.
Il reste des bracelets utilisables, idem pour les nouveaux gobelets.
1010 € en alimentation dont 600 € de bentos.
Création d’affiche, idée de Clément de tourner sur les anciens design, ou bien le faire faire bénévolement, en annonçant directement ne pas vouloir la payer (ce qui pose un problème éthique certain).
Proposition de conserver le même budget pour l’événement, soit 2.100 euros. Sachant que les prix risquent fort d’augmenter (l’alimentation et l’imprimerie notamment).
→ Les présents sont d’accord pour considérer ce budget plancher
Définir le budget nécessaire pour chaque pôles à l’avance est nécessaire, afin de sélectionner les auteurs par exemple.
Tâches à accomplir :
- Pôle Auteurs de livres et dessinateurs
Responsable : Élisa
Bénévole(s) :
Budget : 210€
Deadline :
- Pôle Communication
Responsable : Elisa
Bénévole(s) : Victor
Budget :
Deadline : Affiche → Noël ; Impression (100 affiches, 500 flyers) → juste après ; FB →70€ évent tout de suite, support pub quelques semaines avant H2J ; partenaires (sites, presse, boutiques...)
- Pôle SIGNE
Responsable : Clément
Bénévole(s) :
Budget : 50 €
Deadline : Prêt un peu avant
Note : Vérifier si Clément n’entend pas séparer la soirée enquête d’H2J, des parties JDR et plateau longues peuvent être proposées
- Pôle Autres
Responsable :
Bénévole(s) :
Budget : 60€
Deadline :
- Pôle Alimentation
Responsable :
Bénévole(s) :
Budget : 1.200€ /1.500€(si seulement 50 % de hausse) ; Bentos coûtaient 5€ vendus 7-8€ ;
Deadline :
Note : Les étudiantes BTS COM vont devoir essayer de nous dégoter un partenariat sur l’alimentation, bien qu’on préférerais qu’elles travaille sur WOTC/LUX/D&D.
- Pôle Plateau
Responsable : Jacques
Bénévole(s) :
Budget :
Deadline :
- Pôle Cartes (Magic)
Responsable : Paul
Bénévole(s) : Julien, Jacques
Budget :
Note : Proposer initiation samedi, draft dimanche, projet de CDC de faire un draft format CUBE communes (+gratuit).
- Pôle Figurine
Responsable : Arthur
Bénévole(s) : Korenn
Budget :
Note :
- Pôle JDR Associatif
Responsable : Victor
Bénévole(s) : Mireille
Budget :
Note : Association Antre du Dragon / Mercenaires du jeu de Bayeux
- Pôle Jeux-vidéo
Responsable : Elisa
Bénévole(s) :
Budget :
Note : Gamepad contacté aisément, demander le nombre de tables et chaises nécessaires.
- Pôle Escape Game
Responsable :
Bénévole(s) :
Budget :
Note : Avec Brain (ancien membre), Runquest, Escape Yourself ; on défraie leurs repas uniquement.
- Pôle -7 ans enfants et petits joueurs
Responsable : Elisa
Bénévole(s) :
Budget :
Note : Voir avec « Ludothèque Jeux M’Amuse », est-ce garderie ou non ?
- Pôle Auteurs JDR
Responsable : Clément
Bénévole(s) : Victor
Budget : 200€
Note :
Deadline : Dés que possible, contacter au plus vite.
- Espace VENTE
Responsable :
Bénévole(s) :
Budget :
Note : On verra suivant les personnes dispos.
- Espace Buvette
Responsable : Manuel
Bénévole(s) : Elisa
Budget :
Note :
- Pôle Espace Accueil
Responsable : Romain
Bénévole(s) : Mireille
Budget :
Note : Réclamer les pitch de JdR auprès des bénévoles
- Conférence
Responsable : Clément ou d’autres ?
Bénévole(s) :
Budget :
Deadline : Préparer
Note : Pour le samedi matin, sujet à trouver
- Tombola
Responsable : Victor
Bénévole(s) : Jacques, Julien (pour le tirage)
Budget :
Note : Contacter tous les sponsors possibles du l’univers pour chopper des lots.
Deadline : Un peu avant l’événement, sûrement plus de choses disponibles après noël. Leur proposer d’être sponsors tôt (pour mettre le logo sur l’affiche), puis voir ce qu’ils pourront mettre comme lots.
- Tournois
Responsable :
Bénévole(s) :
Budget :
Note : Rien pour le moment
Deadline :
Remarques diverses :
• A propos des tables et chaises, Victor contact le centre des congrès pour savoir si ils peuvent nous prêter des tables et chaises.
Fin du compte rendu
Prochaine réunion fixée le mercredi 9 novembre à 19h.
